Databehandling (GDPR)

1. Roller

Du bestemmer, hvilket bryllupsindhold der indtastes, hvem der får adgang, hvilke funktioner der bruges, og hvornår indhold slettes. Vi behandler indholdet på dine vegne som databehandler og bruger det ikke til noget for vores egen skyld. Hvis du bruger tjenesten som virksomhed, for eksempel som bryllupsplanlægger, er du ansvarlig for dit behandlingsgrundlag og for at give de registrerede de oplysninger, de har krav på. Databeskyttelsesreglerne gælder ikke for parrets egen behandling af personoplysninger som led i rent personlige eller familiemæssige aktiviteter. Vores behandling er fortsat omfattet af reglerne, og vi følger disse vilkår, også når parrets egen behandling er undtaget. Vores leverandørers roller afhænger af formålet. Derfor er ikke alle betalings- eller supportleverandører underdatabehandlere for dit bryllupsindhold.

2. Genstand og varighed

Vi behandler de personoplysninger, du indtaster for at planlægge dit bryllup. Det gør vi, mens dit bryllupsunivers er aktivt, medmindre du sletter dem tidligere, eller en af fristerne i afsnittet om opbevaring i privatlivspolitikken gælder.

3. Behandlingens karakter og formål

Vi indsamler, opbevarer, organiserer, henter, overfører, viser, eksporterer og sletter bryllupsindhold for at levere de funktioner til planlægning, invitationer, svar og billeder, som du bruger. Behandlingen omfatter også de valgfrie AI-handlinger, du beder om. Privatlivspolitikken beskriver begrænsningerne og de leverandører, vi bruger til dem.

Vi behandler kun indholdet efter dine dokumenterede instrukser, også når det gælder overførsler uden for EØS. Dine instrukser er disse vilkår og det, du skriver til os på kontaktadressen nedenfor. Det, du gør i tjenesten, er også en instruks, for eksempel når du tilføjer gæster, sender invitationer, ændrer indstillinger eller sletter billeder. Hvis EU-ret eller national ret kræver, at vi behandler indholdet på en anden måde, fortæller vi dig det på forhånd, medmindre loven forbyder det. Vi giver dig straks besked, hvis vi mener, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne.

4. Kategorier af oplysninger og registrerede

• Registrerede: dig, dem, du inviterer til dit bryllupsunivers, dine gæster, herunder børn, og kontaktpersoner hos de leverandører, du tilføjer.
• Oplysninger: navne og kontaktoplysninger, husstandsrelationer, invitationer og svar, billeder og hilsner, ønsker og hvem der har reserveret dem, e-mails og beskeder til gæster og leverandører samt planlægningsindhold som leverandører, bordplaner, tidsplaner, budgetter, noter, vedhæftede filer og design. Kost- og allerginoter er frivillige og kan afsløre oplysninger om helbred eller religion. Svarformularen beder om et særskilt samtykke til dem, som beskrevet i privatlivspolitikken. Du må ikke bede os behandle følsomme oplysninger, som ikke er nødvendige, for eksempel ved at skrive dem i andre fritekstfelter.

5. Leverandører og underdatabehandlere

• Hetzner: hosting af tjenesten og databasen samt fillagring af billeder og filer. Begge dele i Finland (EU).
• Resend: afsendelse af e-mails, for eksempel invitationer og påmindelser til gæster. Kan behandle uden for EØS.
• Google (Gemini): Lucia AI, hvis du slår den til, import af leverandøroplysninger fra et link og sproglig hjælp til en besked til en leverandør. Kan behandle uden for EØS.
• TypeSafe (Jev): forslag til, hvor tekst fra Tilføj hurtigt hører hjemme, i bryllupper med Wedding Pass. Navne på gæster og leverandører erstattes, før teksten sendes. Kan behandle uden for EØS.
• OpenRouter: adgang til AI-modeller til de AI-funktioner, der er beskrevet i privatlivspolitikken. Vi sender kun anmodninger gennem OpenRouters europæiske routing, så de behandles i EU/EØS.

Du giver en generel skriftlig godkendelse af de underdatabehandlere, der står på listen. Vi vælger kun leverandører, der giver tilstrækkelige garantier for sikkerhed og databeskyttelse. Vi pålægger dem ved aftale de samme databeskyttelsesforpligtelser, som vi selv har efter disse vilkår, og vi hæfter fuldt ud over for dig for, at de overholder dem. Vi skriver til bryllupsuniversets ejer mindst 30 dage før, vi tilføjer eller udskifter en underdatabehandler, så du kan gøre indsigelse. Vi giver også ejeren besked på samme måde, når disse vilkår ændres. Hvis vi ikke kan finde en rimelig løsning på din indsigelse, kan du stoppe den berørte behandling eller opsige tjenesten og bede om at få dine oplysninger udleveret eller slettet. Godkendelsen gør ikke en overførsel lovlig, som ellers ville være ulovlig.

Stripe, Apple og GitHub er ikke underdatabehandlere for dit bryllupsindhold. Vi bruger dem til betalinger, interne notifikationer til administratorer og supportsager, som beskrevet i privatlivspolitikken.

6. Sikkerhedsforanstaltninger

Vi beskytter oplysningerne med foranstaltninger, der passer til risikoen. Al trafik mellem din browser eller app og tjenesten er krypteret med HTTPS. Kun medlemmer af et bryllupsunivers har adgang til det, og gæster ser kun det, deres eget link giver adgang til. Administrativ adgang er begrænset til de administratorer, der har brug for den. Billeder og filer vises via signerede links, der udløber efter kort tid. Databasen er ikke tilgængelig fra internettet, og der er begrænset adgang til sikkerhedskopier. Alle hos os, der har adgang til dit indhold, er forpligtet til fortrolighed. Vi gennemgår foranstaltningerne regelmæssigt og afprøver, at vi kan gendanne fra sikkerhedskopier. Vi kan ændre foranstaltningerne, men ikke på en måde, der sænker beskyttelsen. Du kan bede om de oplysninger, du har brug for til at vurdere sikkerheden, så længe det ikke skader andre kunder eller systemets sikkerhed.

7. Anmodninger fra registrerede

Du kan selv håndtere de fleste anmodninger i tjenesten. Du kan rette og slette enkelte gæster, og bryllupsuniversets ejer kan slette alle gæster eller alle billeder i indstillingerne. Du kan downloade fotoalbummet, eksportere bordplanen og slette din konto. Gæster kan selv fjerne deres kostnoter og deres øvrige oplysninger via deres link. Hvis en anmodning ikke kan klares med funktionerne, for eksempel når en gæst beder om en kopi af alle sine oplysninger, hjælper vi dig med at finde og udlevere dem.

Hvis vi modtager en anmodning om dit bryllupsindhold, sender vi den videre til bryllupsuniversets ejer uden unødig forsinkelse. Vi besvarer den ikke selv, medmindre du beder os om det, eller loven kræver det. Vi giver dig også de oplysninger om behandlingen og sikkerheden, du har brug for til en konsekvensanalyse eller en forudgående høring af Datatilsynet (GDPR art. 35–36). Afsnit 8 beskriver, hvad vi gør ved brud på persondatasikkerheden.

8. Underretning ved brud på persondatasikkerheden

Hvis vi bliver bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører dit bryllupsindhold, giver vi bryllupsuniversets ejer besked på e-mail uden unødig forsinkelse. Vi venter ikke, til vi kender alle detaljer. Efterhånden som vi ved mere, fortæller vi, hvad der er sket, hvilke oplysninger og personer der er berørt, de sandsynlige følger, hvad vi gør for at afhjælpe bruddet, og hvem du kan kontakte. Så kan du vurdere dine egne pligter.

Hvis du er et privat par, og bruddet sandsynligvis indebærer en høj risiko for gæsterne eller andre, hvis oplysninger I har indtastet, giver vi også de berørte besked direkte og anmelder bruddet til Datatilsynet. I får en kopi af det, vi sender.

9. Tilbagelevering og sletning

Du kan når som helst rette og slette enkelte gæster. Bryllupsuniversets ejer kan slette alle gæster, alle billeder eller hele bryllupsuniverset i indstillingerne. Et billede, der skjules, slettes efter 30 dage, hvis det ikke gendannes inden da.

Når tjenesten ophører, bestemmer du, om dine oplysninger skal udleveres, før de slettes, eller om de blot skal slettes. Det gør du ved selv at slette bryllupsuniverset eller ved at skrive til kontaktadressen nedenfor. Du kan selv downloade fotoalbummet og eksportere bordplanen, og vi hjælper med resten. Når vi sletter efter din anmodning, bekræfter vi det på e-mail. Sikkerhedskopier håndterer vi som beskrevet i privatlivspolitikken. Hvis vi gendanner en sikkerhedskopi, sletter vi det, der allerede er slettet, igen, før oplysningerne tages i brug. Hvis EU-ret eller national ret kræver, at vi gemmer noget, gemmer vi kun det nødvendige og kun så længe, det er nødvendigt, og vi fortæller dig det.

10. Overførsel til tredjelande

Hosting og filopbevaring sker hos Hetzner i Finland (EU). Resend og Google kan behandle oplysninger i USA. Begge er certificeret under EU–US Data Privacy Framework, som EU-Kommissionen har vurderet giver et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. TypeSafe og OpenRouter kan behandle oplysninger uden for EØS efter EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Vi overfører kun dit indhold uden for EØS efter dine instrukser i disse vilkår og med et gyldigt overførselsgrundlag. Hvis et grundlag bortfalder, finder vi et andet eller stopper overførslen, og vi giver dig besked. Du kan få flere oplysninger om modtagerne og garantierne ved at skrive til os. En leverandørs egne vilkår ændrer ikke vores forpligtelser efter disse vilkår.

11. Oplysninger og kontrol

Du kan få de oplysninger, der er nødvendige for at vise, at vi overholder disse vilkår. Du eller en revisor, du vælger, kan også foretage kontrol, herunder inspektion, og vi medvirker til den. Vi aftaler omfang, tidspunkt, fortrolighed og sikkerhed med dig på forhånd, men det begrænser ikke dine rettigheder eller en tilsynsmyndigheds beføjelser. Hvis kontrollen viser mangler, retter vi dem. For vores underdatabehandlere giver vi dig deres egne revisionsrapporter eller certificeringer, hvor de findes. Skriv til os for at aftale det.

12. Lovvalg

Disse vilkår er underlagt dansk ret. Afsnittet om gældende lov og domstole i handelsbetingelserne gælder også for disse vilkår.

13. Kontakt

Skriv til hej@fraim.dk, hvis du har spørgsmål til disse vilkår eller vil give os instrukser, for eksempel om sletning, udlevering eller kontrol.